Data Deletion

You can ask us to delete your BillBox data at any time. This page explains how.

How to request deletion

1. Email privacy@billboxapp.com with the subject "Data deletion request". If you have linked an email address to your BillBox account, send the request from that address. If your account signs in with LINE only (no linked email), send the request through your company's BillBox LINE chat instead, or from any email while identifying your LINE display name and company.
2. Tell us the scope: your personal account only, or your entire company workspace (workspace deletion must come from a workspace owner/admin).
3. We will verify your identity — by confirming you control the linked account email, or for LINE-only accounts, by confirming the request through your connected LINE account. For company-wide deletion we also verify that you are an owner/admin of that workspace. We may ask a confirmation question about the account to prevent fraudulent requests.

Timeline

• We acknowledge requests within 7 days.
• We complete deletion within 30 days of a verified request.
• We will confirm by email when deletion is complete.

In-app submission records a request; it does not delete data immediately. We track unresolved requests until reviewed and resolved; passing the 30-day target does not mean deletion is complete. We confirm the permitted scope and any shared-data, accounting, billing or legal-retention exceptions before processing. If a step cannot safely proceed, the request remains open for follow-up.

What gets deleted from BillBox

• Your account profile and login records.
• Documents and files stored in BillBox storage.
• Extracted expense data, transactions, vouchers, and review history.
• OAuth tokens for connected services (Google, Microsoft, LINE) — these are revoked/removed, ending all access.
• Email intake records (message metadata and imported attachments).

What is NOT deleted by us

• Files archived to your own Google Drive. BillBox archives documents into your company's Google Drive. Those files belong to you and live in your Drive — deleting your BillBox data does not remove them. Delete them in Google Drive directly if you want them gone.
• Data you already exported (spreadsheets, PDFs sent to your accountant, etc.).
• Backups: encrypted backups may retain copies for a limited period until they cycle out of the backup retention window, after which they are gone permanently. Backups are not used to restore deleted accounts.
• One-time LINE trial record: after a successful claim, the keyed LINE comparison fingerprint, verified provider namespace, key version and claim time remain while the one-trial-per-LINE rule operates. The BillBox login link is removed on deletion; no raw LINE identifier, name, email or document is kept in this record. This is pseudonymous personal data used only for trial eligibility and related support, with restricted server/operator access. You may register again and use Free or paid plans, but deleting your account does not restore a consumed trial. See Privacy. Earlier claims without verified evidence require individual review; we do not invent missing history.
• Legal retention: if the law requires us to retain specific records (e.g. billing records), we keep only what is required, for only as long as required.

Disconnecting services without deleting your account

• Google (Gmail / Drive): disconnect in BillBox settings, or revoke BillBox at myaccount.google.com/permissions. Either way, BillBox loses access immediately; documents already imported remain in BillBox until you delete them.
• Microsoft (Outlook): disconnect in BillBox settings, or revoke access at account.live.com/consent/Manage.
• LINE: LINE is also how you sign in to BillBox. Removing or disabling your company's connected LINE channel in BillBox settings stops document intake, but does not delete your account or sign-in. You can also revoke BillBox's access to your LINE profile in the LINE app (Settings → Account → Authorized apps) — note that you will no longer be able to sign in with LINE afterwards unless you re-authorize.

Questions

Contact privacy@billboxapp.com.

การลบข้อมูล

คุณขอให้เราลบข้อมูล BillBox ของคุณได้ทุกเมื่อ หน้านี้อธิบายวิธีการ

วิธีขอลบข้อมูล

1. ส่งอีเมลถึง privacy@billboxapp.com หัวข้อ "ขอลบข้อมูล" — หากคุณผูกอีเมลกับบัญชี BillBox ไว้ ให้ส่งจากอีเมลนั้น หากบัญชีของคุณล็อกอินด้วย LINE อย่างเดียว (ไม่มีอีเมลผูกไว้) ให้ส่งคำขอผ่านแชท LINE ของ BillBox ที่บริษัทคุณเชื่อมต่อไว้แทน หรือส่งอีเมลพร้อมระบุชื่อ LINE ที่แสดงและชื่อบริษัทของคุณ
2. ระบุขอบเขต: ลบเฉพาะบัญชีส่วนตัวของคุณ หรือลบทั้ง workspace ของบริษัท (การลบทั้งบริษัทต้องมาจาก owner/admin ของ workspace นั้น)
3. เราจะยืนยันตัวตน — โดยตรวจสอบว่าคุณเป็นเจ้าของอีเมลที่ผูกกับบัญชีจริง หรือกรณีบัญชี LINE อย่างเดียว ยืนยันคำขอผ่านบัญชี LINE ที่เชื่อมต่อของคุณ กรณีลบทั้งบริษัท ต้องยืนยันเพิ่มว่าคุณเป็น owner/admin ของ workspace นั้น เราอาจถามคำถามยืนยันเกี่ยวกับบัญชีเพิ่มเติมเพื่อป้องกันคำขอปลอม

ระยะเวลา

• เราตอบรับคำขอภายใน 7 วัน
• ดำเนินการลบเสร็จภายใน 30 วัน หลังยืนยันตัวตนแล้ว
• เมื่อลบเสร็จเราจะยืนยันกลับทางอีเมล

ข้อมูลที่ถูกลบจาก BillBox

• โปรไฟล์บัญชีและข้อมูลการล็อกอิน
• เอกสารและไฟล์ที่เก็บใน storage ของ BillBox
• ข้อมูลค่าใช้จ่ายที่ดึงจากเอกสาร รายการ transaction ใบสำคัญจ่าย และประวัติการตรวจรายการ
• OAuth token ของบริการที่เชื่อมต่อ (Google, Microsoft, LINE) — ถูกเพิกถอน/ลบ ทำให้การเข้าถึงสิ้นสุดทั้งหมด
• ข้อมูลการนำเข้าอีเมล (metadata ของข้อความและไฟล์แนบที่นำเข้ามา)

ข้อมูลที่เรา "ไม่ได้" ลบให้

• ไฟล์ที่ archive ไว้ใน Google Drive ของคุณเอง BillBox เก็บเอกสารเข้า Google Drive ของบริษัทคุณ ไฟล์เหล่านั้นเป็นของคุณและอยู่ใน Drive ของคุณ การลบข้อมูลใน BillBox ไม่ได้ลบไฟล์เหล่านั้น หากต้องการลบให้ลบใน Google Drive โดยตรง
• ข้อมูลที่คุณ export ออกไปแล้ว (spreadsheet, PDF ที่ส่งให้บัญชี ฯลฯ)
• Backup: สำเนาใน backup แบบเข้ารหัสอาจคงอยู่ชั่วระยะหนึ่งจนหมดรอบ retention แล้วจึงถูกลบถาวร backup จะไม่ถูกใช้กู้คืนบัญชีที่ลบแล้ว
• บันทึก Trial ครั้งเดียวต่อ LINE: หลังรับสิทธิ์สำเร็จ รหัสตรวจเทียบ LINE ที่สร้างด้วยกุญแจลับ ขอบเขตผู้ให้บริการที่ตรวจสอบแล้ว รุ่นกุญแจ และเวลารับสิทธิ์ จะยังคงอยู่ตราบเท่าที่ใช้กติกาหนึ่ง Trial ต่อ LINE เมื่อลบบัญชีจะตัดการเชื่อมกับรหัสล็อกอิน BillBox โดยบันทึกนี้ไม่มีรหัส LINE ต้นฉบับ ชื่อ อีเมล หรือเอกสาร ข้อมูลนี้ยังเป็นข้อมูลส่วนบุคคลแบบใช้นามแฝง ใช้เพื่อตรวจสิทธิ์และให้ความช่วยเหลือที่เกี่ยวข้องเท่านั้น และจำกัดการเข้าถึงเฉพาะระบบและเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาต คุณสมัครใหม่และใช้ Free หรือแพ็กจ่ายได้ แต่การลบบัญชีไม่คืนสิทธิ์ Trial ที่ใช้แล้ว ดู นโยบายความเป็นส่วนตัว ประวัติเก่าที่ไม่มีหลักฐานยืนยันต้องตรวจสอบเป็นรายกรณี โดยไม่สร้างประวัติที่ขาดขึ้นเอง
• การเก็บตามกฎหมาย: หากกฎหมายกำหนดให้เก็บข้อมูลบางอย่าง (เช่น ข้อมูลการเรียกเก็บเงิน) เราจะเก็บเฉพาะเท่าที่จำเป็นและนานเท่าที่กฎหมายกำหนดเท่านั้น

ถอนการเชื่อมต่อบริการโดยไม่ลบบัญชี

• Google (Gmail / Drive): ถอนการเชื่อมต่อในหน้าตั้งค่าของ BillBox หรือเพิกถอนสิทธิ์ BillBox ที่ myaccount.google.com/permissions — BillBox จะเข้าถึงข้อมูลไม่ได้ทันที เอกสารที่นำเข้ามาแล้วจะยังอยู่ใน BillBox จนกว่าคุณจะลบ
• Microsoft (Outlook): ถอนการเชื่อมต่อในหน้าตั้งค่าของ BillBox หรือเพิกถอนสิทธิ์ที่ account.live.com/consent/Manage
• LINE: LINE เป็นช่องทางล็อกอินเข้า BillBox ด้วย การลบหรือปิดช่องทาง LINE ของบริษัทในหน้าตั้งค่าจะหยุดการรับเอกสาร แต่ไม่ได้ลบบัญชีหรือการล็อกอินของคุณ คุณยังเพิกถอนสิทธิ์ที่ BillBox เข้าถึงโปรไฟล์ LINE ได้ในแอป LINE (ตั้งค่า → บัญชี → แอปที่อนุญาต) — หลังเพิกถอนแล้วจะล็อกอินด้วย LINE ไม่ได้จนกว่าจะอนุญาตใหม่

มีคำถาม?

ติดต่อ privacy@billboxapp.com