ตั้งค่าและจัดการธุรกิจ
ให้สำนักงานบัญชีเข้าดู
วิธีที่แนะนำคือส่งลิงก์เอกสารรายเดือน เพราะสำนักงานบัญชีส่วนใหญ่ต้องการแค่ดูและดาวน์โหลดเอกสารของเดือนนั้น ไม่ได้ต้องการเข้ามาทำงานในระบบ
สำนักงานบัญชีไม่ต้องสมัคร BillBox — คุณส่งลิงก์โฟลเดอร์ของเดือนนั้นให้ เขาเปิดดูและดาวน์โหลดได้ครบทุกหมวด และลิงก์นี้ไม่กินโควตาสมาชิกของแพ็กคุณ
สองทางเลือก
| วิธี | เขาเห็นอะไร | เหมาะกับ |
|---|---|---|
| ส่งลิงก์รายเดือน | โฟลเดอร์ของเดือนนั้นใน Drive ครบทุกหมวด — รายจ่าย เงินเดือน รายรับ statement หัก ณ ที่จ่าย | เกือบทุกกรณี |
| เชิญเข้าระบบเป็นสมาชิก | หน้าจอ BillBox ตามบทบาทที่คุณให้ | เขาต้องเข้ามาแก้หรือตรวจในระบบเอง ไม่ใช่แค่รับเอกสาร |
เริ่มด้วยลิงก์ก่อนเสมอ ถ้าเขาบอกว่าอยากเข้ามาดูในระบบด้วยค่อยเชิญเป็นสมาชิก — แต่ให้จำไว้ว่าสมาชิกทุกคนนับใช้โควตาของแพ็ก
ส่งลิงก์รายเดือน
- 1
เปิดหน้าจัดการเอกสารประจำเดือน แล้วเลือกรอบบัญชี
จัดการเอกสารประจำเดือน - 2
ตรวจว่าเอกสารครบทุกหมวดที่คุณต้องส่ง
เพิ่มเอกสารอื่นที่ต้องส่งได้ที่โฟลเดอร์ 99_เอกสารอื่น - 3
คัดลอกลิงก์แล้วส่งให้สำนักงานบัญชี
ส่งทางไหนก็ได้ที่คุณใช้คุยกับเขาอยู่แล้ว
ลิงก์นี้เป็นลิงก์แบบ ใครมีลิงก์ก็เปิดดูได้ (อ่านอย่างเดียว) — ส่งให้เฉพาะคนที่ควรเห็นเอกสารของบริษัท และอย่าโพสต์ในที่สาธารณะ เขาแก้หรือลบไฟล์ของคุณไม่ได้ แต่เปิดดูและดาวน์โหลดได้
ถ้าอยากเลิกให้เขาเข้าถึง
| กรณี | ทำยังไง |
|---|---|
| เลิกใช้สำนักงานบัญชีเดิม | เปิด Google Drive แล้วยกเลิกการแชร์ของโฟลเดอร์เดือนที่เคยส่งไป — ลิงก์อยู่ในบัญชี Drive ของคุณเอง |
| เขาเป็นสมาชิกในระบบด้วย | เอาออกจากทีมในหน้าจัดการทีม |
| อยากให้ดูได้เฉพาะบางเดือน | ส่งลิงก์เฉพาะเดือนที่ต้องการ ลิงก์แต่ละเดือนแยกกัน |
คำถามที่เจอบ่อย
ส่งลิงก์ไปแล้วเพิ่งเจอบิลตกหล่น ต้องส่งลิงก์ใหม่ไหม?
ไม่ต้อง ลิงก์ชี้ไปที่โฟลเดอร์เดียวกัน ของที่คุณเพิ่มเข้าไปทีหลังเขาจะเห็นด้วย แต่ควรบอกเขาว่ามีของเพิ่ม
เขาต้องมีบัญชี Google ไหมถึงจะเปิดลิงก์ได้?
ไม่จำเป็น ลิงก์เปิดดูได้โดยไม่ต้องล็อกอิน
เขาแก้หรือลบไฟล์ของเราได้ไหม?
ไม่ได้ สิทธิ์ที่ให้ผ่านลิงก์เป็นแบบอ่านอย่างเดียว
อยากให้เขาเห็นเป็นตาราง Excel ด้วย?
ส่งออกเป็น Google Sheet เข้าโฟลเดอร์ของเดือนนั้น แล้วเขาจะเห็นพร้อมกับเอกสารในลิงก์เดียวกัน
ถ้าเชิญเข้าระบบ ควรให้บทบาทอะไร?
ขึ้นกับว่าคุณอยากให้เขาทำอะไรได้ ดูตารางสิทธิ์ในหน้าทีมและสิทธิ์ผู้ใช้งานก่อนตัดสินใจ และให้จำไว้ว่าสมาชิกทุกคนนับใช้โควตาของแพ็ก