ตรวจและจัดการรายจ่าย
เอกสารต่างประเทศและสกุลเงิน
ค่าซอฟต์แวร์ ค่าโฆษณา ค่าโดเมน — รายจ่ายต่างประเทศเข้ามาเป็นสกุลเงินอื่น และถ้าไม่ได้ตั้งเรตให้ครบ มันจะกลายเป็นรายการยอด 0 บาทที่ทำให้ยอดทั้งเดือนเพี้ยนโดยไม่มีใครสังเกต
บันทึกรายจ่ายสกุลเงินอื่น
- 1
ส่งเอกสารเข้ามาตามปกติ
AI อ่านยอดและสกุลเงินจากใบเสร็จให้ ถ้าใบเสร็จเขียนแค่สัญลักษณ์ที่กำกวม เช่น $ ระบบจะไม่เดาว่าเป็นสกุลไหน - 2
ตรวจว่าสกุลเงินถูกต้อง
แก้ให้ตรงกับที่ระบุในเอกสาร ถ้าไม่ระบุสกุล ให้ดูจากประเทศของผู้ขายหรือใบแจ้งหนี้ - 3
เลือกวิธีคิดอัตราแลกเปลี่ยน
ใช้ “อัตโนมัติ (ระบบเลือกให้)” ตามเรต ธปท. ของวันที่เอกสาร หรือใส่เรตเองถ้าต้องใช้เรตของบัตรเครดิตหรือธนาคารที่ตัดจริงรายจ่ายสร้างรายจ่ายอัตราแลกเปลี่ยน - 4
ยืนยันยอดเงินบาทที่ใช้บันทึก
ยอดบาทนี้คือตัวเลขที่จะเข้าไปอยู่ในยอดรวมของเดือนและใบสรุปที่ส่งบัญชี
อัตโนมัติ หรือใส่เรตเอง
| วิธี | ใช้เรตจาก | เหมาะกับ |
|---|---|---|
| อัตโนมัติ | อัตราเฉลี่ยรายวันของ ธปท. ตามวันที่เอกสาร | รายจ่ายทั่วไป และเป็นเรตที่สำนักงานบัญชีส่วนใหญ่ยอมรับ |
| ใส่เรตเอง (manual) | ตัวเลขที่คุณกรอก | อยากให้ตรงกับยอดบาทที่บัตรเครดิตหรือธนาคารตัดจริง |
ถ้าเลือกอัตโนมัติแล้วระบบต้องย้อนไปใช้เรตของวันทำการก่อนหน้า (เช่น เอกสารลงวันเสาร์) ระบบจะบอกให้ทราบว่าใช้เรตของวันไหน — ตรงนี้ควรบอกสำนักงานบัญชีด้วยถ้าเขาคิดเรตคนละแบบ
รายการยอด 0 บาท — ต้นเหตุยอดเดือนเพี้ยน
เป็นสาเหตุอันดับหนึ่งเวลายอดรวมของเดือนดูน้อยผิดปกติ
เมื่อระบบรู้ยอดในสกุลเงินต่างประเทศแต่ยังแปลงเป็นบาทไม่ได้ มันจะเว้นยอดบาทไว้แทนการเดา รายการนั้นจึงนับเป็น 0 บาทในยอดรวม ทั้งที่มีค่าใช้จ่ายจริงเกิดขึ้น
- 1
เปิดหน้ารายจ่ายของเดือนนั้น
- 2
เรียงรายการตามยอดจากน้อยไปมาก — รายการ 0 บาทจะขึ้นมาบนสุด
- 3
เปิดทีละรายการแล้วใส่สกุลเงินและเรตให้ครบ
- 4
ยอดรวมของเดือนจะกลับมาตรงทันที ไม่ต้องทำอะไรเพิ่ม
ผู้ขายต่างประเทศและเรื่องภาษี
| เรื่อง | ทำยังไง |
|---|---|
| ผู้ขายไม่มีเลขผู้เสียภาษีไทย | เว้นช่องเลขผู้เสียภาษีไว้ได้ ไม่กระทบสถานะเอกสาร |
| ใบเสร็จเป็นภาษาอังกฤษล้วน | AI อ่านได้ตามปกติ ไม่ต้องแปลก่อนส่ง |
| แบบภาษีที่เกี่ยวข้อง | เลือกเองในฟอร์ม ระหว่าง ภ.พ.30 (ซื้อในประเทศ) กับ ภ.พ.36 (ซื้อบริการต่างประเทศ) |
VAT ที่อ่านได้จากเอกสารต่างประเทศ ไม่ได้แปลว่าเข้าเงื่อนไข ภ.พ.36 เสมอไป ระบบจึงไม่ตั้งให้อัตโนมัติ ต้องเลือกเองเฉพาะรายการที่เข้าเงื่อนไขจริง ถ้าไม่แน่ใจให้ถามผู้ทำบัญชีของคุณก่อน