ตั้งค่าครั้งแรก
เช็กลิสต์ตั้งค่าให้ครบ
ไม่ต้องตั้งครบทุกอย่างในวันแรก แต่ทุกข้อที่ข้ามมีราคาที่ต้องจ่ายตอนสิ้นเดือน หน้านี้บอกตรง ๆ ว่าราคานั้นคืออะไร
วันแรกทำแค่ 2 ข้อก็ใช้งานได้จริง — สร้างธุรกิจ และส่งใบเสร็จใบแรกเข้ามา ที่เหลือทยอยทำในสัปดาห์แรกได้ ยกเว้นการเชื่อม Google Drive ที่ไม่ควรปล่อยไว้นาน
วันแรก — จำเป็นจริง
| ทำ | ทำไม | ถ้าข้าม |
|---|---|---|
| สร้างธุรกิจ + กรอกชื่อจริง | ชื่อนี้ถูกพิมพ์ลงบนใบสำคัญจ่ายทุกใบ | เอกสารออกมาเป็นชื่อเล่น ต้องแก้แล้วออกใหม่ทีหลัง |
| ส่งใบเสร็จใบแรกแล้วยืนยัน | เพื่อให้แน่ใจว่าวงจรทำงานครบ | ไม่รู้ว่ามีอะไรพลาดจนถึงสิ้นเดือน |
สัปดาห์แรก — ควรทำ
| ทำ | ทำไม | ถ้าข้าม |
|---|---|---|
| เชื่อม Google Drive | ให้ไฟล์ไปอยู่ใน Drive ของคุณเอง | ไฟล์ค้างอยู่ในที่พักชั่วคราวของระบบ ไม่ได้อยู่ในมือคุณ |
| เชื่อมกลุ่ม LINE ของบริษัท | ให้ทีมส่งเอกสารเองได้โดยไม่ต้องผ่านคุณ | คุณต้องเป็นคนส่งเองทุกใบ |
| ตั้งผู้ขออนุมัติเบิกจ่าย และจับคู่กับผู้ส่ง | ให้ชื่อบนเอกสารถูกต้องอัตโนมัติ | ชื่อเล่น LINE หลุดขึ้นบนใบสำคัญจ่าย ต้องนั่งแก้ทีละใบทุกเดือน |
| ตั้งหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายให้ตรงกับผังบัญชี | บัญชีจะไม่ต้องแปลงหมวดของคุณเป็นของเขา | เสียเวลาแปลงหมวดกันทุกเดือน |
| เลือกค่าเริ่มต้น รวมรายการ หรือ แยกรายการ | ให้ตรงกับลักษณะบิลส่วนใหญ่ของคุณ | ต้องสลับโหมดเองทีละรายการ |
ก่อนปิดเดือนแรก
| ทำ | ทำไม | ถ้าข้าม |
|---|---|---|
| เชื่อมอีเมล ถ้าใบกำกับมาทางอีเมล | ใบกำกับจากซัพพลายเออร์ไหลเข้าเอง | ต้องนั่งดาวน์โหลดจากอีเมลแล้วอัปโหลดเองทุกใบ |
| ตั้งรายการค่าใช้จ่ายประจำ | ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าเน็ต จะถูกสร้างให้ทุกเดือน | ลืมบิลประจำ แล้วมารู้ตัวตอนกระทบยอด statement |
| เพิ่มพนักงานเข้าเมนูเงินเดือน ถ้ามีพนักงานประจำ | เอกสารเงินเดือนอยู่ในชุดส่งบัญชี | บัญชีต้องมาไล่ถามเรื่องเงินเดือนแยกต่างหาก |
| ตั้งสาขา/โปรเจกต์ ถ้าต้องแยกยอด | แยกยอดตั้งแต่ต้นทางง่ายกว่าย้ายทีหลัง | ต้องมานั่งย้ายรายการเข้าสาขาย้อนหลัง |
ทุกข้อในหน้านี้แก้ย้อนหลังได้หมด ระบบไม่มีการล็อกรอบเดือน — แต่การตั้งไว้ตั้งแต่ต้นแปลว่าคุณไม่ต้องมานั่งแก้ย้อนหลังเลย
คำถามที่เจอบ่อย
ต้องทำให้ครบก่อนถึงจะเริ่มส่งเอกสารได้ไหม?
ไม่ต้อง ส่งเอกสารได้ตั้งแต่วินาทีที่สร้างธุรกิจเสร็จ ที่เหลือเป็นการทำให้งานสิ้นเดือนเบาลง
ยังไม่เชื่อม Drive แล้วส่งเอกสารไปเยอะแล้ว จะเป็นอะไรไหม?
ไม่เป็นไร พอเชื่อมแล้วไฟล์ที่ส่งมาก่อนหน้าจะถูกย้ายเข้า Drive ให้อัตโนมัติ
ทำคนเดียวต้องตั้งผู้เบิกไหม?
ควรตั้งอย่างน้อยชื่อตัวเอง เพราะชื่อนี้ไปโผล่บนใบสำคัญจ่ายและใบรับรองแทนใบเสร็จ
มีหลายบริษัท ต้องตั้งค่าซ้ำทุกบริษัทไหม?
ใช่ หมวดหมู่ ผู้เบิก โฟลเดอร์ Drive และกลุ่ม LINE แยกกันตามบริษัท ส่วนแพ็กและโควตาใช้ร่วมกันทั้ง Workspace