ปิดเดือนส่งบัญชี
เงินเดือนพนักงาน
หน้านี้ยืดหยุ่นมากเพราะแต่ละธุรกิจจ่ายเงินเดือนไม่เหมือนกัน — หลักคิดสั้น ๆ คือ ตั้งแผนกก่อน (กำหนดวิธีคิดค่าจ้าง) → เพิ่มพนักงานเข้าแผนก → กรอกหรือย้ายยอดเข้าแต่ละเดือน → สร้างใบสรุป
ขั้นที่ 1 — สร้างแผนก
แผนกคือตัวกำหนดว่าตารางเงินเดือนมีคอลัมน์อะไรบ้าง — สร้างพนักงานไม่ได้จนกว่าจะมีแผนกอย่างน้อย 1 แผนก
- วิธีคิดค่าจ้าง: รายเดือน · รายวัน · รายชั่วโมง · ตามผลงาน/เหมา · รายได้รวมทั้งเดือน
- รอบจ่าย: เต็มเดือน · ชนรอบ (เช่น รอบ 27 ถึง 26) · รายครึ่งเดือน
- รายการเพิ่ม: OT · ค่าแรงวันหยุด · เบี้ยขยัน/เงินพิเศษ · คอมมิชชั่น — รายการหัก: ประกันสังคม · ภาษีหัก ณ ที่จ่าย · หักอื่น ๆ · กองทุนสำรองฯ
ในหน้าต่างสร้างแผนกมีพรีวิว “คอลัมน์ในตารางของแผนกนี้” ให้เห็นก่อนบันทึก — ติ๊กอะไรตารางก็มีคอลัมน์นั้น
ขั้นที่ 2 — เพิ่มพนักงาน
- 1
กด “สร้างพนักงาน” หรือ “อัพโหลดพนักงาน” (Excel ทีเดียวหลายคน)
กรอกชื่อ-สกุล ตำแหน่ง เลขบัตรประชาชน 13 หลัก อัตราค่าจ้าง และสาขา/งานเริ่มต้น (ถ้าเปิดแยกสาขา) — ไฟล์ Excel มีเทมเพลตให้ดาวน์โหลด - 2
พนักงานที่ยังไม่มีแผนกจะขึ้นการ์ดเตือนสีเหลือง
จะไม่แสดงในตารางเงินเดือนจนกว่าจะกำหนดแผนก — ติ๊กหลายคนแล้วย้ายเข้าแผนกพร้อมกันได้แผนก: พนักงานประจำ (เงินเดือนรายเดือน)ชื่อ-สกุลเงินเดือนOTประกันสังคมสุทธิสมชาย ใจดี25,0001,500-75025,750สมหญิง รักงาน18,000—-75017,250คอลัมน์ของแต่ละตารางขึ้นกับการตั้งค่าแผนกนั้น — แผนกไหนไม่เปิด OT ก็ไม่มีคอลัมน์ OT
ขั้นที่ 3 — ใส่ยอดของแต่ละเดือน
กรอกเองต่อคน หรือย้ายสลิปที่ส่งผ่าน LINE มาเป็นยอดเลยก็ได้ — สองทางนี้ใช้ร่วมกันได้
- 1
ทางที่ 1: กดดินสอ “แก้ไขยอด” ในแถวพนักงาน
ประกันสังคมคำนวณอัตโนมัติ (5% เพดาน 875 บาท) พิมพ์ทับไม่ได้ — ยกเว้นตั้งพนักงานคนนั้นเป็น “ไม่หัก”แก้ไขยอด — สมชาย ใจดีเงินเดือน25,000.00✓ล็อกยอดสุทธิ = ยอดสลิป (ดันเงินเพิ่มพิเศษให้อัตโนมัติ)ยอดสลิป (สุทธิที่จ่ายจริง)26,350.00ระบบดันช่อง “เงินเพิ่มพิเศษ” ให้เองจนสุทธิตรงกับสลิปจริง — ไม่ต้องนั่งบวกลบมือ
- 2
ทางที่ 2: กด “ย้ายจากรายจ่าย” — ดึงสลิปเงินเดือนที่ส่งผ่าน LINE มาเป็นยอด
ระบบจับคู่ชื่อพนักงานให้อัตโนมัติ ไม่ตรงก็เลือกเอง · ต้องเลือก “เดือนเงินเดือนปลายทาง” ทุกครั้ง (ค่าเริ่มต้นใช้รอบบัญชี 16–15) · รายการที่ติ๊กทั้งหมดย้ายไปเดือนเดียวกัน - 3
สลิปหาย? กด “เพิ่มรายการคีย์เอง (ไม่มีสลิป)”
ใส่หมายเหตุ เช่น “สลิปหาย ก.ค.” + จำนวนเงิน — ดูที่มาของยอดแต่ละคนได้จากปุ่ม “ที่มาของยอด” (ป้าย สลิป / คีย์เอง) และย้ายกลับรายจ่ายได้
วันที่ 1–15 ของเดือน หน้าจะเปิดที่เดือนก่อนหน้าให้อัตโนมัติ (ตามรอบบัญชี 16–15) — ถ้ายอดไม่ตรงที่คาด เช็กเดือนที่เลือกอยู่ก่อนเสมอ
ขั้นที่ 4 — สร้างใบสรุป + เอกสารแนบ
ไฟล์ใบสรุปเก็บใน Drive และลิสต์ไว้ใต้หัวข้อ “ไฟล์ใบสรุปที่สร้างไว้” — คอลัมน์ตรงกับตารางบนจอเป๊ะ
เอกสารประกอบอื่น เช่น ไฟล์ประกันสังคม สรุป OT — อัปโหลดที่หัวข้อ “เอกสารเพิ่มเติมพนักงาน” ล่างสุดของหน้า ไฟล์เก็บที่โฟลเดอร์ 02 เงินเดือนพนักงาน ของเดือนที่เปิดอยู่ และรวมในลิงก์ส่งบัญชีอัตโนมัติ
เอกสารที่มีป้าย “ย้ายมาจากรายจ่าย” ถูกล็อกไว้ — ย้ายเดือน/ลบจากตารางนี้ไม่ได้ ต้องจัดการจากต้นทาง (ติ๊กแล้วกด “ย้ายกลับรายจ่าย” ได้ทั้งชุด)