ปิดเดือนและส่งบัญชี
ใบสำคัญจ่าย & ใบรวมเอกสาร
เอกสารทุกใบเป็น PDF ฟอนต์ไทย วันที่ พ.ศ. พร้อมช่องลายเซ็น — สร้างแล้วเก็บเข้า Google Drive อัตโนมัติ พร้อมเลขที่เอกสารรันต่อเนื่องรายเดือน
ใบสำคัญจ่าย vs ใบรวมเอกสาร
สองแบบต่างกันที่ “ใครจ่าย” — พนักงานสำรองจ่าย = ใบสำคัญจ่าย (แยกทีละคน) · บัญชีบริษัทจ่ายเอง = ใบรวมเอกสาร
- 1
ใบสำคัญจ่าย (PV) — สำหรับเงินสำรองจ่ายของพนักงาน
เลือก “จ่ายให้ใคร” → เลือกเดือน → เลือกโหมดการชำระ: จ่ายคืนทันที (ระบุวิธีจ่าย+วันที่) หรือ ยังไม่ได้ชำระคืน → ติ๊กรายการ → กด “สร้างใบสำคัญจ่าย PDF” - 2
ใบรวมเอกสาร (DB) — สำหรับรายการที่บริษัทจ่ายเอง
เลือกเดือน + ผู้อนุมัติ → กด “สร้างใบรวมเอกสาร PDF” — ไฟล์แนบทุกใบถูกต่อท้ายใบปะหน้าเป็น PDF เดียว ส่งบัญชีสะดวก - 3
ประวัติเอกสารอยู่ล่างหน้าเดียวกัน
ดูไฟล์ PDF, ลบ/ออกใหม่ได้ — ลบแล้วรายการถูกคืนกลับให้ออกใหม่ ไฟล์เก่าย้ายไปถังขยะ Drive (กู้คืนได้ ~30 วัน)
PV-2569-07-001
ใบสำคัญจ่าย
วันที่ 15 ก.ค. 2569 · รอบบัญชี กรกฎาคม 2569
จ่ายให้: สมชาย ใจดี
สถานะการชำระ: ชำระแล้ว (โอนเงิน)
ใบสำคัญจ่ายแบบ “ยังไม่ได้ชำระคืน” จะติดป้ายเตือนในประวัติ และ PDF พิมพ์สถานะ “ยังไม่ได้ชำระคืน” — เคลียร์เงินเมื่อไหร่ค่อยออกใหม่หรือทำรายการจ่ายคืน
ใบแทนใบเสร็จ
ค่าใช้จ่ายที่ขอใบเสร็จไม่ได้ เช่น ค่าวิน ค่าแผงตลาดสด — สร้างใบรับรองแทนใบเสร็จได้ในคลิกเดียว
- 1
จากแถวรายการ: กดปุ่ม + (เพิ่มเอกสาร) → “สร้างใบแทนใบเสร็จ”
ระบบดึงรายละเอียด วันที่ ยอด จากรายการมากรอกให้ แล้วสร้าง PDF ทันที พร้อมข้อความรับรองมาตรฐานและช่องลายเซ็นผู้รับรอง/ผู้อนุมัติ - 2
ทำหลายใบพร้อมกันได้
ติ๊กหลายรายการ → “สร้างใบแทนใบเสร็จ” = 1 ใบต่อ 1 รายการ แนบเข้ารายการนั้น ๆ ให้อัตโนมัติ และรายการเปลี่ยนเป็น ✅ มีเอกสารหน้ารายจ่าย — เลือก 3 รายการใบที่สร้างแล้วดูรวมได้ที่หน้า ใบรับรองแทนใบเสร็จ
ส่งออก Excel
ปุ่ม “Export Excel” บนหัวหน้ารายจ่าย — ได้ไฟล์ 6 ชีต: expenses (หนึ่งบิลต่อหนึ่งแถว), line_items, documents, vat_purchase, wht และ checks สำหรับตรวจความพร้อมก่อนส่งบัญชี
- 1
เลือกช่วง: “ตามช่วงเวลา” (เดือนเริ่ม–สิ้นสุด) หรือ “รายการที่เลือก”
เลือกวิธีเรียงได้: มาตรฐาน · ตามผู้เบิกจ่าย · ตามหมวดหมู่ - 2
เลือกปลายทาง: ดาวน์โหลดลงคอม หรืออัปโหลดเข้า Google Drive
ถ้าอัปโหลด ระบบให้เลือกเดือนจัดเก็บ แล้วนำไฟล์ไปไว้ที่โฟลเดอร์ “01_รายจ่าย” ของเดือนนั้น — ไฟล์โผล่ในหน้าจัดการเอกสารประจำเดือน และรวมอยู่ในลิงก์ส่งบัญชีอัตโนมัติExport รายจ่ายเป็น Excelกรกฎาคม 2569 → 01_รายจ่าย
รายการที่ออกใบสำคัญจ่าย/ใบรวมเอกสารไปแล้ว จะถูกล็อกจากการรวมเอกสารและการแก้บางอย่าง — ถ้าต้องแก้ ให้ลบเอกสารจากประวัติก่อน (“ลบ / ออกใหม่”) แล้วค่อยออกใหม่