ตั้งค่าและจัดการธุรกิจ

ผู้ขออนุมัติเบิกจ่าย & จับคู่ผู้ส่ง

ผู้เบิกคือชื่อที่จะไปพิมพ์บนใบสำคัญจ่ายและใบรับรองแทนใบเสร็จ ตั้งให้ถูกครั้งเดียวตั้งแต่ต้น จะประหยัดเวลาออกเอกสารใหม่ทุกเดือน

ผู้เบิกไม่จำเป็นต้องมีบัญชี BillBox — เป็นแค่รายชื่อคนที่สำรองจ่ายหรือขอเบิกในบริษัท ส่วนสมาชิกทีมคือคนที่ล็อกอินเข้าเว็บได้ สองอย่างนี้แยกกัน และคนหนึ่งจะเป็นทั้งสองอย่างก็ได้

ผู้เบิก กับ สมาชิกทีม ต่างกันยังไง

	ผู้ขออนุมัติเบิกจ่าย	สมาชิกทีม
คือใคร	คนที่สำรองจ่ายหรือขอเบิกเงินบริษัท	คนที่เข้าเว็บ BillBox ได้
ต้องสมัคร BillBox ไหม	ไม่ต้อง	ต้อง
ใช้โควตาของแพ็กไหม	ไม่ใช้ มีได้ไม่จำกัด	ใช้ — ตามจำนวนสมาชิกของแพ็ก
ชื่อไปโผล่ที่ไหน	บนใบสำคัญจ่าย ใบรับรองแทนใบเสร็จ และช่องผู้เบิกของรายการ	ในรายการสมาชิกและประวัติการแก้ไข
ตั้งที่ไหน	หน้าผู้ขออนุมัติเบิกจ่าย / จัดการทีม	หน้าเดียวกัน คนละส่วน

ข้อมูลธุรกิจผู้ขออนุมัติเบิกจ่าย / จัดการทีม

หน้าผู้ขออนุมัติเบิกจ่าย แสดงตารางรายชื่อผู้เบิก การจับคู่กับ LINE ลายเซ็น และสิทธิการเข้าถึง — แต่ละแถวคือผู้เบิกหนึ่งคน — คอลัมน์ LINE คือการจับคู่กับคนที่ส่งเอกสารเข้ามา ส่วนสิทธิการเข้าถึงมีได้เฉพาะ Owner/Admin

เพิ่มผู้เบิกและจับคู่กับคนที่ส่งเอกสาร

1
เพิ่มผู้ขออนุมัติเบิกจ่าย
กรอกชื่อ-นามสกุลจริงและตำแหน่ง ชื่อนี้จะถูกพิมพ์ลงบนเอกสารตรง ๆ อย่าใช้ชื่อเล่น
2
รอให้ระบบเห็นคนนั้น (ปกติขึ้นเองทันที)
ถูกดึงเข้ากลุ่มที่มีบอทอยู่แล้ว หรือกลุ่มเพิ่งเชื่อมกับบริษัท → ชื่อขึ้นให้เลือกจับคู่ทันทีโดยไม่ต้องทำอะไร ถ้ายังไม่ขึ้น ให้เขาพิมพ์รายการค่าใช้จ่าย หรือส่งรูป/ไฟล์ในกลุ่มสักครั้ง (พิมพ์คำสั่งอย่าง จบ/เปลี่ยนบริษัท/ตั้งค่าเฉย ๆ จะไม่นับ)
3
จับคู่ชื่อใน LINE กับผู้เบิก
หลังจับคู่แล้ว ทุกเอกสารที่คนนั้นส่งเข้ามาจะถูกตั้งผู้เบิกให้อัตโนมัติ ไม่ต้องมาเลือกทีละรายการ
4
ตั้งลายเซ็นและผู้อนุมัติเริ่มต้น
อัปโหลดลายเซ็นของผู้เบิกไว้ได้ และเลือกว่าใครเป็นผู้อนุมัติเริ่มต้นของบริษัท ระบบจะเติมให้ทุกครั้งที่ออกเอกสาร

ชื่อเล่น LINE หลุดขึ้นบนเอกสาร

อาการยอดฮิตตอนปิดเดือน และแก้ได้ที่ต้นทางเสมอ

ถ้าเห็นชื่อแปลก ๆ อย่าง “น้องเบส 🌸” บนใบสำคัญจ่าย แปลว่ารายการนั้นถูกส่งเข้ามาจากคนที่ ยังไม่ได้จับคู่กับผู้เบิก ระบบจึงใช้ชื่อโปรไฟล์ LINE แทน

1
แก้ที่หน้าผู้ขออนุมัติเบิกจ่าย — จับคู่คนนั้นกับชื่อจริง
2
กลับไปที่รายการเดิม แล้วแก้ช่องผู้เบิกให้ถูก
3
ยกเลิกใบสำคัญจ่ายใบเก่าแล้วออกใหม่ ชื่อจะถูกต้องแล้ว

แก้ที่ต้นทางครั้งเดียวพอ — เอกสารทุกใบที่ออกหลังจากนี้จะใช้ชื่อจริงให้เอง ไม่ต้องมานั่งแก้ทีละใบทุกเดือน

สถานะที่เห็นในรายชื่อ

สถานะ	แปลว่า	ทำอะไรต่อ
ยังไม่เชื่อม	มีชื่อผู้เบิกแล้ว แต่ยังไม่ได้จับคู่กับใครในแชต	ปกติชื่อฝั่ง LINE จะขึ้นเองให้เลือกจับคู่ ถ้ายังไม่ขึ้น ให้เขาพิมพ์รายการค่าใช้จ่ายในกลุ่มสักครั้งแล้วมาจับคู่
ระงับอยู่	พักการใช้งานไว้ เช่น พนักงานลาออก	รายการเก่ายังอยู่ครบ แค่ไม่ขึ้นให้เลือกในรายการใหม่
ผู้อนุมัติ default	เป็นคนที่ระบบเติมให้อัตโนมัติในช่องผู้อนุมัติ	เปลี่ยนได้ทุกเมื่อ มีได้คนเดียวต่อบริษัท

คำถามที่เจอบ่อย

พนักงานใหม่ส่งเอกสารแล้วไม่มีชื่อให้เลือกจับคู่?

ปกติชื่อจะขึ้นเองทันทีตอนเข้ากลุ่ม หรือตอนเชื่อมกลุ่มกับบริษัท ถ้ายังไม่ขึ้น ให้เขาพิมพ์รายการค่าใช้จ่าย หรือส่งรูป/ไฟล์ในกลุ่ม LINE สักครั้ง (พิมพ์คำสั่งอย่าง จบ/เปลี่ยนบริษัท/ตั้งค่าเฉย ๆ จะไม่ทำให้ชื่อขึ้น)

ผู้เบิกต้องเป็นพนักงานประจำไหม?

ไม่จำเป็น เป็นใครก็ได้ที่สำรองจ่ายเงินให้บริษัท รวมถึงเจ้าของเองด้วย

ลบผู้เบิกที่ลาออกไปแล้วได้ไหม?

ใช้การระงับดีกว่าลบ เพราะรายการและเอกสารเก่าที่อ้างถึงชื่อเขายังต้องคงอยู่ให้ตรวจสอบได้ การระงับทำให้ชื่อไม่ขึ้นในรายการใหม่โดยไม่กระทบของเก่า

ผู้เบิกคนเดียวส่งจากหลายกลุ่ม LINE ได้ไหม?

ได้ ถ้าเขาอยู่ในหลายกลุ่มที่เชื่อมกับบริษัทเดียวกัน เอกสารจากทุกกลุ่มจะเข้าชื่อผู้เบิกคนเดียวกัน

เปลี่ยนผู้เบิกของรายการที่ผ่านไปแล้วได้ไหม?

ได้ ตราบใดที่รายการนั้นยังไม่มีใบสำคัญจ่าย ถ้ามีแล้วต้องยกเลิกใบก่อน แล้วแก้ แล้วออกใหม่

ไปต่อที่

ทีมและสิทธิ์ผู้ใช้งาน

อีกครึ่งของหน้าเดียวกัน — คนที่เข้าเว็บได้

จัดการการเชื่อมต่อ LINE

จัดการช่องทางที่คนส่งเอกสารเข้ามา

ใบสำคัญจ่าย & ใบรวมเอกสาร

เอกสารที่ใช้ชื่อผู้เบิกที่ตั้งไว้

จ่ายแล้วแต่ไม่มีใบเสร็จ

อีกเอกสารที่พิมพ์ชื่อผู้เบิกลงไป