ปิดเดือนและส่งบัญชี
เช็กลิสต์ปิดเดือน
เมนูฝั่งซ้ายของแอปเรียงตามลำดับการปิดเดือนอยู่แล้ว ไล่จากบนลงล่างทีละเมนู แล้วจบที่การส่งลิงก์ให้บัญชี
BillBox ไม่มีการล็อกรอบเดือน — ไม่มีปุ่ม “ปิดเดือน” ที่กดแล้วแก้ไม่ได้อีก ตัวเลขเป็นข้อมูลสดตลอด แก้ย้อนหลังแล้วพิมพ์ใบสรุปใหม่ได้ทุกเมื่อ เช็กลิสต์นี้จึงเป็นลำดับการทำงาน ไม่ใช่ประตูที่ปิดแล้วปิดเลย
ไล่ 7 ขั้นตามเมนู
ใช้เวลาประมาณ 20–40 นาทีถ้าส่งเอกสารเข้ามาสม่ำเสมอทั้งเดือน
- 1
รายจ่าย — เคลียร์รายการที่ยังไม่ครบ
กรองด้วยสถานะเอกสาร แล้วไล่จัดการสองกองนี้ให้หมด: ❌ ไม่มีเอกสาร และ มีเอกสาร (ที่ยังไม่ครบ) — แนบเอกสารที่ขาด หรือออกใบแทนใบเสร็จให้รายการที่ร้านไม่ออกบิล
ผ่านเมื่อ: ไม่เหลือรายการในสองกองนี้ หรือที่เหลือคุณตั้งใจให้เป็นแบบนั้นรายจ่าย - 2
ใบสำคัญจ่าย & ใบรวมเอกสาร
เลือกรายการที่เอกสารครบแล้วออกใบสำคัญจ่าย โดยเฉพาะรายการที่พนักงานสำรองจ่ายและต้องเบิกคืน
ผ่านเมื่อ: รายการสำรองจ่ายทุกรายการมีใบสำคัญจ่ายแล้วรายจ่ายใบสำคัญจ่าย & ใบรวมเอกสาร - 3
เงินเดือนพนักงาน
ตรวจว่าเงินเดือนเดือนนี้ครบทุกคน ประกันสังคมและ OT ถูกต้อง ถ้าสลิปเงินเดือนถูกส่งเข้ามาปนในรายจ่าย ให้ย้ายมาที่นี่
ผ่านเมื่อ: จำนวนพนักงานในเดือนนี้ตรงกับความจริงเงินเดือนพนักงาน - 4
รายรับ
รวบรวมหลักฐานรับเงินของเดือนนั้น — ใบกำกับที่ออกให้ลูกค้า สลิปรับเงิน settlement จาก EDC/POS
ผ่านเมื่อ: เอกสารรายรับของเดือนอยู่ครบในเมนูนี้รายรับ - 5
Bank Statement — กระทบยอด
อัปโหลด statement ของเดือน กดอ่านข้อมูล แล้วดูรายการเงินออกที่ระบบยังจับคู่กับรายจ่ายไม่ได้ ส่วนใหญ่คือบิลที่ลืมส่งเข้าระบบ
ผ่านเมื่อ: รายการเงินออกที่ยังไม่พบใน BillBox เหลือแต่ที่อธิบายได้ เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคารBank Statement - 6
หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
เก็บ 50 ทวิ ทั้งฝั่งที่ถูกหักและฝั่งที่เราหักผู้อื่นไว้
ผ่านเมื่อ: หนังสือรับรองของเดือนอยู่ครบทั้งสองฝั่งหนังสือรับรองภาษี ณ ที่จ่าย - 7
จัดการเอกสารประจำเดือน — ส่งบัญชี
เลือกรอบบัญชี ตรวจว่าครบทุกหมวด เพิ่มเอกสารอื่นที่ต้องส่งเข้าโฟลเดอร์ 99_เอกสารอื่น แล้วคัดลอกลิงก์ส่งให้สำนักงานบัญชี
ผ่านเมื่อ: ส่งลิงก์ให้บัญชีแล้วจัดการเอกสารประจำเดือน
สามอย่างที่ควรเช็กก่อนส่งลิงก์
เจอบ่อยที่สุดตอนบัญชีทักกลับมาถาม
| เช็ก | วิธีดู | ถ้าเจอปัญหา |
|---|---|---|
| ยอดรวมเดือนดูสมเหตุสมผลไหม | เทียบกับเดือนก่อนคร่าว ๆ | ถ้าเพี้ยนมาก ไล่หารายการยอด 0 บาทที่สกุลเงินกำกวมก่อนเป็นอันดับแรก |
| ชื่อบนใบสำคัญจ่ายถูกต้องไหม | เปิดใบสำคัญจ่ายสัก 2–3 ใบดู | ถ้าเป็นชื่อเล่น LINE ให้แก้ที่ผู้ขออนุมัติเบิกจ่าย แล้วออกใบใหม่ |
| มีรายการซ้ำหลงเหลือไหม | เรียงรายการตามยอด — รายการซ้ำจะมายอดเท่ากันติดกัน | รวมเป็นรายการเดียว เอกสารแนบของทุกใบจะถูกเก็บไว้ครบ |
ถ้าเพิ่งเริ่มกลางเดือน
เอาเอกสารย้อนหลังเข้าระบบได้ ใช้หน้าอัปโหลดจากเว็บส่งทีละหลายไฟล์ แล้วตรวจรวดเดียว ระบบจะลงเดือนให้ตามวันที่บนเอกสาร ไม่ใช่วันที่คุณอัปโหลด ตราบใดที่เอกสารเป็นแหล่งวันที่ที่เชื่อถือได้
คำถามที่เจอบ่อย
มีปุ่มปิดเดือนไหม กดแล้วล็อกเลยหรือเปล่า?
ไม่มี ระบบไม่มีแนวคิดปิดรอบหรือล็อกเดือน ตัวเลขเป็นข้อมูลสดตลอด แก้ย้อนหลังได้ และพิมพ์ใบสรุปใหม่ได้ทุกเมื่อ
ส่งลิงก์ให้บัญชีไปแล้ว แต่เพิ่งเจอบิลตกหล่น ทำยังไง?
เพิ่มบิลนั้นเข้าระบบตามปกติ ลิงก์เดิมชี้ไปที่โฟลเดอร์เดียวกัน บัญชีจะเห็นของที่เพิ่มเข้ามา ไม่ต้องส่งลิงก์ใหม่ แต่ควรบอกเขาว่ามีของเพิ่ม
สำนักงานบัญชีต้องสมัคร BillBox ไหม?
ไม่ต้อง เปิดลิงก์ที่คุณส่งให้ก็ดูเอกสารของเดือนนั้นได้ครบ และไม่กินโควตาสมาชิกของแพ็กคุณด้วย
ทำหลายบริษัท ต้องปิดทีละบริษัทไหม?
ใช่ แต่ละบริษัทมีรอบเอกสารของตัวเอง สลับบริษัทแล้วไล่เช็กลิสต์เดียวกันนี้ซ้ำ
ต้องทำครบทั้ง 7 ขั้นทุกเดือนไหม?
ทำเท่าที่ธุรกิจคุณมี ถ้าไม่มีพนักงานประจำก็ข้ามขั้นเงินเดือน ถ้าไม่เคยถูกหัก ณ ที่จ่ายก็ข้ามขั้นนั้น ขั้นที่ควรทำทุกเดือนจริง ๆ คือขั้น 1, 5 และ 7