ตรวจและจัดการรายจ่าย
จ่ายแล้วแต่ไม่มีใบเสร็จ
ค่าวิน ค่าที่จอดรถ ของจากตลาดสด ร้านเล็กที่ไม่มีบิล — รายจ่ายพวกนี้เกิดขึ้นจริงและต้องมีหลักฐาน ใบรับรองแทนใบเสร็จคือเอกสารที่คุณออกเองเพื่อรับรองว่าจ่ายไปจริง
ใช้เมื่อไหร่
| ใช้ได้ | ไม่ควรใช้ |
|---|---|
| ร้านไม่มีบิลให้จริง ๆ เช่น วินมอเตอร์ไซค์ แผงตลาด | ร้านออกบิลให้ได้แต่ลืมขอ — กลับไปขอดีกว่า |
| จ่ายค่าที่จอดรถ ค่าทางด่วน ที่ไม่มีใบเสร็จ | บิลหายแต่ยังขอสำเนาจากร้านได้ |
| จ่ายให้บุคคลธรรมดาที่ออกบิลในนามบริษัทไม่ได้ | รายการที่ยังไม่แน่ใจว่าจ่ายไปเท่าไรจริง |
| ซื้อของมือสองจากผู้ขายรายย่อย | แทนใบกำกับภาษีเพื่อขอเครดิตภาษีซื้อ |
ใบรับรองแทนใบเสร็จเป็นหลักฐานว่าบริษัทจ่ายเงินออกไปจริง แต่ไม่ใช่ใบกำกับภาษี จึงใช้ขอเครดิตภาษีซื้อไม่ได้ ถ้ารายการไหนต้องใช้ภาษีซื้อ ต้องขอใบกำกับภาษีจากร้านเท่านั้น
ขั้นตอนออกใบ
- 1
เปิดรายการรายจ่ายที่ไม่มีเอกสาร
กรองด้วยสถานะ ❌ ไม่มีเอกสาร จะเจอกองที่ต้องจัดการทั้งหมดรายจ่ายตัวกรอง “สถานะเอกสาร” - 2
เลือกออกใบรับรองแทนใบเสร็จ
ระบบดึงวันที่ ยอดเงิน และรายละเอียดจากรายการมาให้แล้ว ตรวจอีกรอบก่อนออก - 3
ตรวจข้อความรับรองและชื่อผู้จ่าย
ข้อความรับรองมาตรฐานถูกเติมให้อยู่แล้ว แก้ได้ถ้าต้องการระบุเหตุผลเฉพาะ ส่วนชื่อผู้จ่ายควรเป็นชื่อจริง ไม่ใช่ชื่อเล่นใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (ตัวอย่าง)วันที่15 ก.ค. 2569รายละเอียดรายจ่ายค่าวินมอเตอร์ไซค์ ส่งเอกสารลูกค้าจำนวนเงิน฿120.00ผู้จ่ายเงินสมชาย ใจดีผู้อนุมัติปิยะ ผู้จัดการขอรับรองว่า รายจ่ายข้างต้นนี้ไม่อาจเรียกเก็บใบเสร็จรับเงินจากผู้รับได้ และข้าพเจ้าได้จ่ายไปในงานของทางบริษัท
- 4
ยืนยันแล้วระบบสร้าง PDF ให้
ไฟล์ถูกเก็บเข้า Google Drive และแนบกลับเข้ารายการโดยอัตโนมัติ สถานะเอกสารจะเปลี่ยนเป็นครบทันที
ต่างจากใบสำคัญจ่ายยังไง
สองใบนี้คนละหน้าที่กัน และบ่อยครั้งใช้คู่กันในรายการเดียว
| ใบรับรองแทนใบเสร็จ | ใบสำคัญจ่าย | |
|---|---|---|
| ตอบคำถามว่า | จ่ายอะไรไป และทำไมไม่มีบิลจากร้าน | บริษัทอนุมัติจ่ายเงินก้อนนี้ให้ใคร |
| ใช้แทน | ใบเสร็จที่ร้านไม่ออกให้ | ไม่ได้ใช้แทนอะไร เป็นเอกสารภายในของบริษัท |
| ทำให้เอกสารครบไหม | ครบทันที | ไม่ — ต้องมีเอกสารหลักฐานอยู่แล้วถึงจะออก |
| ใช้ตอนไหน | ตอนที่ไม่มีบิลจากร้าน | ตอนสรุปเพื่อเบิกคืนหรือปิดเดือน |
| ใช้คู่กันได้ไหม | ได้ ออกใบรับรองแทนใบเสร็จให้รายการก่อน | แล้วค่อยรวมรายการนั้นเข้าใบสำคัญจ่ายตอนปิดเดือน |
สิ่งที่ควรกรอกให้ดี
| ช่อง | ควรใส่อะไร | ทำไมสำคัญ |
|---|---|---|
| รายละเอียดรายจ่าย | บอกว่าจ่ายค่าอะไร ในงานอะไร | เป็นสิ่งเดียวที่อธิบายรายการนี้ให้บัญชีเข้าใจ |
| ผู้จ่ายเงิน | ชื่อ-นามสกุลจริงของคนที่จ่ายไป | ชื่อนี้ถูกพิมพ์ลงบนเอกสาร ชื่อเล่นจะดูไม่เป็นทางการ |
| ผู้อนุมัติ | คนที่มีอำนาจอนุมัติจริงในบริษัท | ระบบดึงผู้อนุมัติเริ่มต้นมาให้จากการตั้งค่าทีม |
| ข้อความรับรอง | ใช้ข้อความมาตรฐาน หรือระบุเหตุผลเฉพาะ | เป็นส่วนที่ทำให้เอกสารมีน้ำหนักในการตรวจสอบ |
ถ้าชื่อบนเอกสารออกมาเป็นชื่อเล่นจาก LINE ให้แก้ที่หน้า ผู้ขออนุมัติเบิกจ่าย / จัดการทีม ก่อน แล้วออกเอกสารใหม่ — แก้ที่ต้นทางครั้งเดียว เอกสารทุกใบหลังจากนั้นจะถูกต้องหมด