ตรวจและจัดการรายจ่าย
สถานะรายการแปลว่าอะไร
ป้ายสีข้างรายการไม่ได้บอกว่าใครอนุมัติแล้ว แต่บอกว่าเอกสารประกอบรายการนั้นครบพอให้ส่งบัญชีหรือยัง หน้านี้อธิบายทุกป้าย พร้อมเกณฑ์ที่ระบบใช้ตัดสิน
สถานะเอกสาร 4 ระดับ
นี่คือชั้นที่คุณเห็นและกรองได้จริงในหน้ารายจ่าย ไล่จากยังไม่มีอะไรเลยไปจนถึงปิดจบ
| ป้าย | แปลว่า | ขั้นต่อไปของคุณ |
|---|---|---|
| ❌ ไม่มีเอกสาร | ยังไม่มีไฟล์แนบสักไฟล์ หรือคุณตั้งเองว่าไม่มีเอกสาร | แนบบิลเพิ่ม หรือถ้าร้านไม่ออกบิลจริง ๆ ให้ออกใบแทนใบเสร็จ |
| มีเอกสาร | มีไฟล์แนบแล้ว แต่ยังไม่เข้าเกณฑ์ครบ เช่น มีแต่สลิปโอนอย่างเดียว | แนบเอกสารคู่ที่ขาดไป (ดูเกณฑ์ในหัวข้อถัดไป) |
| ✅ มีเอกสารครบ | เอกสารเข้าเกณฑ์แล้ว พร้อมออกใบสำคัญจ่ายและส่งบัญชี | ไม่ต้องทำอะไรต่อ รอปิดเดือนได้เลย |
| ทำใบสำคัญจ่ายแล้ว | ออกใบสำคัญจ่ายให้รายการนี้แล้ว ถือว่าปิดจบ | ถ้าต้องแก้ ต้องยกเลิกใบสำคัญจ่ายก่อน |
ระบบนับว่า “เอกสารครบ” เมื่อไหร่
มีเกณฑ์ตายตัวอยู่ 3 ข้อ เข้าข้อใดข้อหนึ่งก็ถือว่าครบ นอกนั้นนับเป็นรอเอกสารทั้งหมด
| เกณฑ์ | มีเอกสารแบบนี้ | ผลลัพธ์ |
|---|---|---|
| ข้อ 1 | ใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบรับรองแทนใบเสร็จ อย่างใดอย่างหนึ่ง | ครบทันที ไม่ต้องมีอย่างอื่นประกอบ |
| ข้อ 2 | สลิปโอนเงิน + อีกอย่างน้อย 1 ใบจาก: ใบกำกับภาษี · ใบแจ้งหนี้ · ใบวางบิล · ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งงาน · ใบส่งของ · ใบรับสินค้า · ใบเสนอราคา | ครบ |
| ข้อ 3 | บัตรประชาชน + อีกอย่างน้อย 1 ใบจาก: บิลเงินสด · ใบสำคัญรับเงิน · ใบสำคัญจ่ายเงิน | ครบ — ใช้กับกรณีจ่ายให้บุคคลธรรมดาที่ไม่มีใบเสร็จในนามบริษัท |
| นอกนั้น | ทุกกรณีที่ไม่เข้า 3 ข้อบน | ยังเป็น “มีเอกสาร” หรือ “ไม่มีเอกสาร” |
สลิปโอนอย่างเดียวไม่นับว่าครบ — นี่คือสาเหตุอันดับหนึ่งที่รายการค้างอยู่ที่ “มีเอกสาร” ทั้งเดือน ต้องมีเอกสารฝั่งร้านค้าคู่มาด้วยอย่างน้อยหนึ่งใบตามเกณฑ์ข้อ 2
ไฟล์ที่แนบผ่านช่อง “แนบเฉย ๆ” โดยไม่ให้ AI อ่าน จะนับได้แค่ “มีเอกสาร” เท่านั้น เพราะระบบยังไม่รู้ว่าเป็นเอกสารประเภทไหน ถ้ามั่นใจว่าเอกสารพอแล้ว กดเปลี่ยนสถานะเป็น “✓ มีเอกสารครบ” เองได้จากเมนูจุดสามจุดท้ายแถว
ตั้งสถานะเองทับของระบบ
ความตั้งใจของคุณชนะการนับไฟล์อัตโนมัติเสมอ — ระบบจะไม่แก้กลับให้
| คุณกด | ระบบทำอะไร | ใช้ตอนไหน |
|---|---|---|
| เปลี่ยนเป็น ✓ มีเอกสารครบ | ตั้งเป็นครบ แม้จะยังไม่เข้าเกณฑ์ 3 ข้อ | คุณดูเอกสารแล้วมั่นใจว่าพอ เช่น บิลเงินสดที่มีรายละเอียดครบ |
| เปลี่ยนเป็นไม่มีเอกสาร | ตั้งเป็นไม่มีเอกสาร แม้จะมีไฟล์แนบอยู่ | ไฟล์ที่แนบมาไม่ใช่หลักฐานการจ่ายเงินจริง เช่น รูปสินค้า |
| คืนค่าสถานะตามจริง | เลิกทับ กลับไปใช้เกณฑ์อัตโนมัติ | ตั้งผิด หรือแนบเอกสารเพิ่มแล้ว |
ป้ายสถานะรายบรรทัด
นอกจาก 4 ระดับข้างบน แต่ละรายการยังมีป้ายละเอียดของตัวเองที่ระบบตั้งให้ระหว่างอ่านเอกสาร
| ป้าย | แปลว่า | ต้องทำอะไร |
|---|---|---|
| รอตรวจ | AI อ่านแล้วแต่ติดใจบางอย่าง เลยยกมาให้คนดู | เปิดดู แก้ให้ถูก แล้วยืนยัน |
| รอเอกสาร | ยังขาดเอกสารตามเกณฑ์ | แนบเอกสารที่ขาด |
| มีสลิป | ระบบอ่านแล้วรู้ว่าเป็นสลิปโอน แต่ยังขาดเอกสารฝั่งร้านค้า | แนบใบกำกับหรือใบแจ้งหนี้เพิ่ม |
| เอกสารครบ | เข้าเกณฑ์แล้ว | ไม่ต้องทำอะไร |
| สร้างใบสำคัญจ่ายแล้ว | ออกใบสำคัญจ่ายให้แล้ว | แก้ไม่ได้จนกว่าจะยกเลิกใบสำคัญจ่าย |
ใครแก้รายการได้ถึงตอนไหน
สิทธิ์แก้ผูกกับสถานะ ไม่ได้ผูกกับเวลา
| บทบาท | แก้อะไรได้ | หยุดแก้ได้เมื่อ |
|---|---|---|
| Owner / Admin | ทุกรายการในบริษัท | หลังสร้างใบสำคัญจ่ายแล้ว ต้องยกเลิกก่อนจึงแก้ได้ |
| พนักงาน | เฉพาะรายการที่ตัวเองส่งเข้ามา | เมื่อรายการถูกออกใบสำคัญจ่าย |
ป้าย “รอตรวจ” ไม่ได้ ล็อกไม่ให้พนักงานแก้ — พนักงานยังแก้รายการของตัวเองได้เรื่อย ๆ จนกว่าจะมีใบสำคัญจ่ายเกิดขึ้นจริง