ตั้งค่าครั้งแรก
เชื่อมต่อ Google Drive
BillBox ไม่ได้เก็บไฟล์เอกสารไว้กับตัวเอง แต่จัดให้เป็นระเบียบใน Google Drive ของคุณเอง — เลิกใช้เมื่อไหร่ ไฟล์ก็ยังอยู่ครบในบัญชีของคุณ
ทำไมควรเชื่อม
| เรื่อง | ยังไม่เชื่อม Drive | เชื่อมแล้ว |
|---|---|---|
| ไฟล์เก็บที่ไหน | ที่พักชั่วคราวของระบบ | Google Drive ของคุณเอง |
| เปิดดูนอก BillBox | ไม่ได้ | เปิดจากแอป Drive ได้ตลอด |
| ส่งให้สำนักงานบัญชี | ต้องดาวน์โหลดแล้วส่งเอง | คัดลอกลิงก์เดียวส่งได้เลย |
| ถ้าเลิกใช้ BillBox | ต้องรีบดาวน์โหลดออก | ไฟล์ยังอยู่ครบเหมือนเดิม |
ข้ามการเชื่อมในวันแรกได้ ไฟล์ที่ส่งมาก่อนจะถูกย้ายเข้า Drive ให้อัตโนมัติเมื่อคุณเชื่อมภายหลัง แต่อย่าปล่อยไว้นาน — ระหว่างนั้นไฟล์อยู่ในที่พักชั่วคราว ไม่ได้อยู่ในมือคุณ
ขั้นตอนเชื่อม
- 1
เปิดหน้า Google Drive / Sheet แล้วกดเชื่อมต่อ
การเชื่อมต่อ & นำเข้าเอกสารGoogle Drive / Sheet - 2
เลือกบัญชี Google ที่จะใช้เก็บเอกสารของบริษัท
ถ้าเบราว์เซอร์ล็อกอินไว้หลายบัญชี ให้ดูให้ดีว่าเลือกถูกตัว — เปลี่ยนทีหลังได้แต่ต้องตัดการเชื่อมต่อก่อน - 3
ผ่านหน้าเตือน “Google hasn’t verified this app”
กด Advanced (ขั้นสูง) แล้วเลือกไปต่อยัง BillBox — เป็นเรื่องปกติของแอปที่ยังรอผลตรวจจาก Google - 4
กดอนุญาตสิทธิ์จนเด้งกลับมาที่ BillBox
ระบบจะสร้างโครงโฟลเดอร์ให้เองทันที ไม่ต้องสร้างเอง
โครงสร้างโฟลเดอร์ที่ระบบสร้างให้
จัดตามรอบบัญชี ไม่ใช่ตามชนิดไฟล์ เพราะเวลาส่งบัญชี เขาขอเป็นเดือนเสมอ
billbox_ชื่อบริษัทของคุณ/
├── 00_System/
│ ├── 01_เอกสารต้นฉบับ/ ← จัดตามวันที่บนเอกสาร
│ ├── 02_เอกสารรอจัดหมวด/
│ ├── 03_ลายเซ็นและตราประทับ/
│ └── ข้อมูล Billbox - ชื่อบริษัทของคุณ
└── เอกสารส่งบัญชี/
└── 2569/
└── 07_กรกฎาคม/
├── 01_รายจ่าย/
│ ├── ใบสำคัญจ่าย/
│ └── ชุดส่งบัญชี/
├── 02_เงินเดือนพนักงาน/
├── 03_รายรับ/
├── 04_รายการเดินบัญชี/
├── 05_ภาษีหัก ณ ที่จ่าย/
│ ├── 01_ถูกหัก/
│ └── 02_หักผู้อื่น/
└── 99_เอกสารอื่น/เลขนำหน้า (01, 02, …) มีไว้ให้ Drive เรียงโฟลเดอร์ตามลำดับที่ใช้งานจริง ส่วนโฟลเดอร์ 00_System/01_เอกสารต้นฉบับ เก็บไฟล์ดิบทุกใบแยกไว้ต่างหาก ส่วนเอกสารส่งบัญชีแยกตามรอบบัญชี และสร้างหมวดเมื่อมีเอกสารใช้งานจริง
สิทธิ์ที่ BillBox ขอ
| ขออะไร | เอาไปทำอะไร |
|---|---|
| สร้างและจัดการโฟลเดอร์ที่ตัวเองสร้าง | สร้างโครงตามปี/เดือน และหย่อนไฟล์เข้าที่ถูกต้อง |
| อัปโหลดไฟล์เข้าโฟลเดอร์เหล่านั้น | เก็บเอกสารต้นฉบับและ PDF ที่ระบบสร้างให้ |
| สร้างลิงก์แชร์ของโฟลเดอร์รายเดือน | ให้คุณคัดลอกลิงก์เดียวส่งให้สำนักงานบัญชี |
BillBox ไม่เห็นไฟล์อื่นใน Drive ของคุณ เข้าถึงได้เฉพาะโฟลเดอร์ที่ตัวเองสร้างขึ้นเท่านั้น และถอนสิทธิ์คืนได้ทุกเมื่อ ทั้งจากใน BillBox และจากหน้าจัดการบัญชี Google ของคุณเอง