เริ่มที่นี่
คำศัพท์ที่ใช้ในระบบ
คู่มือกับหน้าจอใช้คำหนึ่ง คนในออฟฟิศเรียกอีกคำ หน้านี้จับคู่ให้ครบ เปิดค้างไว้ตอนอ่านหน้าอื่นได้
คำที่สับสนบ่อยที่สุดสามคู่คือ ใบสำคัญจ่าย กับ ใบแทนใบเสร็จ, ผู้เบิก กับ สมาชิกทีม และ บริษัท กับ Workspace — สามคู่นี้อยู่ในตารางข้างล่าง พร้อมคำอธิบายว่าต่างกันตรงไหน
เอกสารและรายการ
| คำในระบบ | หมายถึง | คนมักเรียกว่า |
|---|---|---|
| รายการ (รายจ่าย) | หนึ่งบรรทัดค่าใช้จ่ายในระบบ มียอด วันที่ ร้านค้า หมวดหมู่ | บิล · รายการ · ตัวหนึ่ง |
| เอกสารแนบ | ไฟล์ที่ผูกกับรายการ หนึ่งรายการมีได้หลายไฟล์ | รูปบิล · ไฟล์แนบ · หลักฐาน |
| ใบสำคัญจ่าย | เอกสารภายในที่บริษัทออกเพื่อรับรองว่าอนุมัติจ่ายเงินก้อนนี้ | PV · ใบเบิก · ใบขออนุมัติ |
| ใบรับรองแทนใบเสร็จ | เอกสารที่คุณออกเองเมื่อร้านไม่ออกบิลให้ ทำให้เอกสารครบทันที | ใบแทนใบเสร็จ · ใบรับรองแทน |
| ใบรวมเอกสาร | เอกสารที่รวมหลายรายการเป็นชุดเดียวเพื่อส่งต่อ | ใบปะหน้า · ใบสรุป |
| ใบสำคัญรับเงิน | เอกสารที่ผู้รับเงินเซ็นรับ ใช้คู่กับบัตรประชาชนได้ | ใบรับเงิน |
| สถานะเอกสาร | ระดับความครบของเอกสารในรายการนั้น มี 4 ระดับ | ป้าย · สี · สถานะ |
ใบสำคัญจ่าย ≠ ใบแทนใบเสร็จ — ใบแทนใบเสร็จตอบว่า “ทำไมไม่มีบิลจากร้าน” ส่วนใบสำคัญจ่ายตอบว่า “บริษัทอนุมัติจ่ายให้ใคร” รายการเดียวมีทั้งสองใบได้
คนและสิทธิ์
| คำในระบบ | หมายถึง | คนมักเรียกว่า |
|---|---|---|
| ผู้ขออนุมัติเบิกจ่าย | รายชื่อคนที่สำรองจ่ายหรือขอเบิก ไม่ต้องมีบัญชี BillBox | ผู้เบิก · คนเบิก · คนจ่าย |
| สมาชิกทีม | คนที่ล็อกอินเข้าเว็บ BillBox ได้ ใช้โควตาของแพ็ก | ยูสเซอร์ · คนในทีม |
| Owner | เจ้าของ ทำได้ทุกอย่างรวมถึงจัดการแพ็กและลบบริษัท | แอดมินใหญ่ · เจ้าของ |
| Admin | ทำงานได้ครบเหมือน Owner ยกเว้นเรื่องแพ็ก Admin และลบบริษัท | ผู้จัดการ · แอดมิน |
| พนักงาน | ส่งเอกสารและดูแก้เฉพาะของตัวเอง ไม่เห็นยอดรวม | ลูกน้อง · สตาฟ |
| ผู้อนุมัติ default | คนที่ระบบเติมให้อัตโนมัติในช่องผู้อนุมัติของเอกสาร | คนเซ็น |
โครงสร้างและโควตา
| คำในระบบ | หมายถึง | คนมักเรียกว่า |
|---|---|---|
| Workspace | บัญชีระดับบนสุดที่ถือแพ็กและโควตา หนึ่ง Workspace มีได้หลายบริษัท | บัญชี · ทีม |
| บริษัท | หน่วยที่มีเอกสาร รายการ และโฟลเดอร์ Drive ของตัวเอง | ธุรกิจ · กิจการ · ร้าน |
| ขอบเขต (สาขา / โปรเจกต์) | การแยกยอดภายในบริษัทเดียว เช่น แยกสาขา อีเวนต์ หรืองาน | สาขา · จ๊อบ · โปรเจกต์ |
| ภาพรวม / ส่วนกลาง | ที่เก็บรายการที่ไม่ได้แยกเข้าสาขาไหน | ส่วนกลาง · รวม |
| Messaging Channel | แชตหนึ่งช่องที่เชื่อมกับบริษัท ปัจจุบันคือ LINE | กลุ่มไลน์ · ช่องทาง |
| AI Credit | หน่วยวัดการให้ AI อ่านเอกสาร 1 หน้า = 1 เครดิต | เครดิต · โควตา AI |
| รอบบัญชี | เดือนที่รายการถูกนับ ใช้จัดโฟลเดอร์และใบสรุป | เดือนบัญชี · รอบเดือน |
โควตาทุกอย่างนับที่ระดับ Workspace ไม่ใช่รายบริษัท — ถ้าคุณดูแล 3 บริษัท ทั้งสามใช้เครดิตและจำนวนสมาชิกก้อนเดียวกัน
สถานะที่เห็นบ่อย
| ป้าย | แปลว่า |
|---|---|
| ❌ ไม่มีเอกสาร | ยังไม่มีไฟล์แนบ หรือคุณตั้งเองว่าไม่มี |
| มีเอกสาร | มีไฟล์แล้วแต่ยังไม่เข้าเกณฑ์ครบ |
| ✅ มีเอกสารครบ | เข้าเกณฑ์แล้ว พร้อมออกใบสำคัญจ่ายและส่งบัญชี |
| รอตรวจ | AI ติดใจบางอย่าง ยกมาให้คนดู — ไม่ได้แปลว่ารอใครอนุมัติ |
| มีสลิป | มีสลิปโอนแล้ว แต่ยังขาดเอกสารฝั่งร้านค้า |
| สร้างใบสำคัญจ่ายแล้ว | ออกใบสำคัญจ่ายให้รายการนี้แล้ว แก้ไม่ได้จนกว่าจะยกเลิกใบ |