ปิดเดือนส่งบัญชี
Bank Statement & กระทบยอด
อัปโหลด statement ของบัญชีบริษัท — ไฟล์ต้นฉบับเก็บเข้า Google Drive ระบบดึงเฉพาะรายการเงินออกมาแสดง แล้วช่วยกระทบยอดกับรายจ่ายที่บันทึกไว้ให้อัตโนมัติ
อัปโหลดและให้ระบบอ่าน
- 1
เลือก “เดือนของ Statement” แล้วลากไฟล์มาวาง
รองรับ PDF, ZIP, XLSX, CSV — ไฟล์ขึ้น Drive ทันที (โฟลเดอร์ 04 Bank statement) เข้าคิว “รออ่านข้อมูล” - 2
กด “อ่านข้อมูล” เมื่อพร้อม — หรือ “ไม่อ่าน” ถ้าแค่อยากเก็บไฟล์
คิวรออ่านบันทึกในระบบ เปิดเครื่องไหนก็เห็นเหมือนกัน ไม่หายตอนรีโหลด — PDF ติดรหัสผ่านระบบจะถามและจำรหัสต่อธนาคารให้ - 3
ระบบอ่านเฉพาะรายการเงินออก แล้วสรุปเป็นการ์ดต่อ statement
เห็นจำนวนรายการเงินออก ยอดรวม และค่าธรรมเนียมธนาคารแยกไว้ กด “ดูรายการ” เพื่อไล่ดูทีละบรรทัด
กระทบยอดอัตโนมัติ
ทันทีที่อ่านเสร็จ ระบบจับคู่แต่ละบรรทัดกับรายจ่ายในเดือนนั้นให้อัตโนมัติ — เงื่อนไข: ยอดเท่ากัน และวันที่ห่างไม่เกิน 3 วัน (หนึ่งรายการจับคู่ได้บรรทัดเดียว)
เขียว = มีรายจ่ายใน BillBox รองรับแล้ว · เหลือง = เงินออกจริงแต่ยังไม่มีใครบันทึก — ตามเก็บได้ตรงจุด
- 1
บรรทัดสีเขียว “ตรงกับ BillBox” — กด “เปิดรายการที่จับคู่” ดูรายจ่ายคู่กันได้เลย
- 2
บรรทัดสีเหลือง “ยังไม่พบใน BillBox” — เงินออกจริงแต่ไม่มีรายการรองรับ
ไปบันทึกรายจ่ายเพิ่ม (หรือแก้ยอด/วันที่รายการเดิมให้ถูก) แล้วบรรทัดจะจับคู่เอง - 3
“ค่าธรรมเนียมธนาคาร” แยกให้ต่างหาก ไม่ปนกับรายการเงินออก
ใช้เป็น checklist ปิดเดือนได้เลย: บรรทัดเหลืองหมดเมื่อไหร่ = ทุกบาทที่ออกจากบัญชีมีเอกสารรองรับครบ
ข้อควรรู้
ระบบอ่านเฉพาะเงินออก — รายการเงินเข้าไม่อยู่ในการกระทบยอดนี้ (ฝั่งรายรับใช้หน้า รายรับ)
“ย้ายเดือน” ย้ายทั้งไฟล์ใน Drive และผลอ่านเดิมไปเดือนใหม่โดยไม่เรียก AI ซ้ำ — ส่วนการลบ ไฟล์แค่ย้ายไปถังขยะ Drive กู้คืนได้