ปิดเดือนและส่งบัญชี
Bank Statement & กระทบยอด
อัปโหลด statement ของบัญชีบริษัท — ไฟล์ต้นฉบับเก็บเข้า Google Drive ทันที แล้วเข้าคิวรออ่าน คุณเป็นคนกดว่าจะให้อ่านใบไหน พออ่านเสร็จระบบจะจับคู่รายการเงินออกกับรายจ่ายที่บันทึกไว้ให้ แล้วชี้ว่าบรรทัดไหนยังไม่มีเอกสารรองรับ
อัปโหลดและให้ระบบอ่าน
- 1
เลือก “เดือนของ Statement” แล้วลากไฟล์มาวาง
รองรับ PDF, ZIP, XLSX, CSV — ไฟล์ขึ้น Drive ทันที (โฟลเดอร์ 04_รายการเดินบัญชี) เข้าคิว “รออ่านข้อมูล” - 2
กด “อ่านข้อมูล” เมื่อพร้อม — หรือ “ไม่อ่าน” ถ้าแค่อยากเก็บไฟล์
คิวรออ่านบันทึกในระบบ เปิดเครื่องไหนก็เห็นเหมือนกัน ไม่หายตอนรีโหลด — PDF ติดรหัสผ่านระบบจะถามและจำรหัสต่อธนาคารให้ - 3
ระบบอ่านเฉพาะรายการเงินออก แล้วสรุปเป็นการ์ดต่อ statement
เห็นจำนวนรายการเงินออก ยอดรวม และค่าธรรมเนียมธนาคารแยกไว้ กด “ดูรายการ” เพื่อไล่ดูทีละบรรทัด
กระทบยอดให้อัตโนมัติหลังกดอ่าน
ทันทีที่อ่านเสร็จ ระบบจับคู่แต่ละบรรทัดกับรายจ่ายที่บันทึกไว้ให้เอง แล้วติดป้ายบอกว่ามั่นใจแค่ไหน
| ป้ายที่เห็น | แปลว่า | ทำอะไรต่อ |
|---|---|---|
| พบหลักฐาน | จับคู่ได้และมั่นใจ รายการมีไฟล์เอกสารแนบแล้ว | ไม่ต้องทำอะไร กด เปิดหลักฐาน ถ้าอยากดูว่าเป็นบิลใบไหน |
| น่าจะมีหลักฐาน | จับคู่ได้ แต่วันที่ห่างกันเกิน 3 วันและยังไม่ได้ทำใบสำคัญจ่ายในเดือนนี้ | กด เปิดรายการใกล้เคียง ดูยืนยันสักครั้ง ส่วนใหญ่ถูกอยู่แล้ว |
| พบหลายรายการ (N) | มีรายจ่ายยอดเท่ากันหลายรายการ และชื่อใน statement ไม่ได้ชี้ชัดว่าเป็นอันไหน | เปิดดูแล้วเลือกเองว่าบรรทัดนี้คู่กับรายการไหน |
| พบรายการ แต่ยังไม่มีหลักฐาน | เจอรายจ่ายที่ยอดตรงกันแล้ว แต่รายการนั้นยังไม่มีไฟล์เอกสารแนบ | กด เพิ่มหลักฐาน แล้วแนบบิลได้เลยจากตรงนั้น |
| ยังไม่พบหลักฐาน | เงินออกจากบัญชีจริงแต่ไม่มีรายจ่ายรองรับเลย | บันทึกรายจ่ายเพิ่ม แล้วบรรทัดจะจับคู่เอง |
| ลงเงินเดือนแล้ว · ชื่อพนักงาน | ตรงกับรายการเงินเดือนที่ลงไว้ ไม่ใช่รายจ่าย | ไม่ต้องทำอะไร กด เปิดหน้าเงินเดือน ถ้าอยากดูว่าเป็นของใคร เดือนไหน |
| ค่าธรรมเนียมธนาคาร | แยกออกมา ไม่เข้าสู่การจับคู่ | ไม่ต้องทำอะไร |
ไม่ต้องเปลี่ยนหน้าเลย — ปุ่มท้ายแถวจะเลื่อนแผงรายการเข้ามาทับหน้า statement แนบบิล แก้ยอด หรือดูข้อมูลได้ในแผงนั้น พอปิดแผงก็กลับมาอยู่ที่ statement จุดเดิม กดปุ่มย้อนกลับของเบราว์เซอร์ก็ปิดแผงเหมือนกัน
ใช้เป็น checklist ปิดเดือนได้เลย: บรรทัด “ยังไม่พบหลักฐาน” หมดเมื่อไหร่ = ทุกบาทที่ออกจากบัญชีมีเอกสารรองรับครบ
ระบบเลือกคู่ให้ยังไง
รู้กติกาแล้วจะเดาออกว่าทำไมบางบรรทัดไม่ยอมจับคู่
| กติกา | รายละเอียด |
|---|---|
| ยอดต้องตรง | ต่างกันได้ไม่เกินหนึ่งสตางค์ — ยอดคือเงื่อนไขเดียวที่ไม่มีข้อยกเว้น |
| รายการที่ทำใบสำคัญจ่ายไปแล้วในเดือนอื่น จะไม่ถูกนำมาจับคู่ | รายการที่หยิบมาจับคู่ได้คือรายการที่ยังไม่ได้ทำใบสำคัญจ่าย หรือทำใบในเดือนเดียวกับ statement เท่านั้น — กันไม่ให้ statement เดือนนี้ไปดึงรายการที่ปิดไปแล้วของเดือนก่อน |
| ชื่อผู้รับเงินชนะทุกอย่าง | ถ้าชื่อใน statement ตรงกับรายการเดียวชัดเจน ระบบเลือกตัวนั้นเลย ไม่สนว่าวันที่ห่างแค่ไหนหรือทำใบไปหรือยัง |
| วันที่ใช้จัดอันดับและบอกความมั่นใจ ไม่ได้ใช้ตัดทิ้ง | ห่างไม่เกิน 3 วันขึ้น “พบหลักฐาน” ห่างกว่านั้นขึ้น “น่าจะมีหลักฐาน” แต่ยังจับคู่ให้ — เพราะบิลเครดิตเทอมลงวันที่ในเอกสารคนละวันกับวันที่เงินออกจริงเป็นเรื่องปกติ |
| วันที่ดูจากไฟล์หลักฐานด้วย | ไม่ได้ดูแค่วันที่ของรายการ แต่ดูวันที่บนไฟล์ที่แนบไว้ เช่นสลิปโอน แล้วเลือกอันที่ใกล้ที่สุด |
| หนึ่งรายการจับคู่ได้บรรทัดเดียว | รายจ่ายที่ถูกใช้ไปแล้วจะไม่ถูกนำไปจับกับบรรทัดอื่นอีก |
| ค้นย้อนหลังได้ 6 เดือน | นับจากเดือนของ statement — บิลที่เก่ากว่านั้นจะไม่ถูกนำมาพิจารณา |
ถ้าบรรทัดหนึ่งขึ้น “ยังไม่พบหลักฐาน” ทั้งที่คุณแน่ใจว่าบันทึกรายจ่ายไปแล้ว ให้เช็กสองอย่างก่อน: ยอดตรงกันจริงไหม และ รายการนั้นถูกทำใบสำคัญจ่ายไปในเดือนอื่นหรือเปล่า — สองข้อนี้คือสาเหตุเกือบทั้งหมด
ข้อควรรู้
ระบบอ่านเฉพาะเงินออก — รายการเงินเข้าไม่อยู่ในการกระทบยอดนี้ (ฝั่งรายรับใช้หน้า รายรับ)
“ย้ายเดือน” ย้ายทั้งไฟล์ใน Drive และผลอ่านเดิมไปเดือนใหม่โดยไม่เรียก AI ซ้ำ — ส่วนการลบ ไฟล์แค่ย้ายไปถังขยะ Drive กู้คืนได้